Taller 2
Parte 1.
Ofrecemos servicios de consultoría
Ofrecemos análisis de sistemas de información que incluye un reconocimiento, análisis y mejoramiento de los distintos componentes de un sistema de información.
Primero planeamos un levantamiento de información necesaria de los distintos factores a analizar, luego ejecutamos dicho plan para conseguir la información, comprobamos si dicha información es suficiente o si hace falta reunir más información. Si la información es suficiente empezamos a la parte de cambios del sistema y si no es suficiente se repite el proceso juntando información.
Si la información es suficiente para iniciar mejoras en algún componente del sistema de información, que son personas, hardware, software, procesos y sistemas, se planifica una forma de mejorar dicho componente, luego llevamos a cabo el plan, comprobamos si los cambios tuvieron un efecto positivo o no y tomamos las acciones necesarias para revertir los cambios y mantenerlos y entramos de nuevo en una fase de planeación para seguir mejorando los sistemas o entramos en una fase de recolección nuevamente como se mencionó más atrás.
Parte 2.
- Entregue el detalle de la codificación (es decir, la forma del código único que se deberá elaborar para entregar las muestras de toda la Región) a utilizar para lograr la trazabilidad
Para lograr la trazabilidad pedida en la codificación de las muestras se le asigna un ID a cada uno de los involucrados, es decir, se designa un ID a cada cada centro, a cada paciente y a cada encargado de tomar muestras. De esta forma, el código estaría estructurado de la siguiente manera:
C{id del centro}P{id del paciente}T{id de quien toma la muestra}F{fecha en formato DDMMYY}H{hora en formato HHMM}N{número de serie dado en el centro}
Entonces, si tuviera un test PCR tomado en el centro con ID 1, al paciente con ID 13, por el trabajador con ID 12, el día 10 de septiembre del 2020 a las 11:32 y que fue la muestra número 231 de ese día en ese centro, obtengo el siguiente código asociado a esta muestra:
C1P13T12F100920H1132N231
- Describan los datos mínimos que ustedes estiman debiesen entregarse desde cada centro de salud y establezcan la forma de poder hacer control de calidad sobre ellos para saber si se recibe la información o se solicita reenvío.
Cada centro de salud debiese entregarnos la siguiente información para poder recopilar completamente lo necesario para entregar el informe de la región de la siguiente manera:
El tomador de muestras tendrá a su disposición un software en donde, en primer lugar, deberá iniciar sesión con el usuario que será dado previamente por nosotros para este fin e ingresar el rut del paciente (que generará automáticamente un ID del paciente, en caso de que sea segunda vez que el paciente se realiza el test, antes de generar el ID de paciente, el software buscará en la base de datos si es que este rut existe y si existe, el ID de paciente será el mismo que anteriormente se había entregado y no generará un ID de paciente nuevo) y el número de serie del test PCR que es dado por el centro de salud.
Para hacer la entrada de datos con menos probabilidad de error humano y para facilitar el ingreso de los test PCR para los tomadores de muestras, cada computador tendrá un ID, el cual estará asociado al centro de salud en el que esté, esto hará que automáticamente se entregue el ID del centro de salud; también, como cada usuario tendrá asociado un ID, al iniciar sesión el software pondrá el ID del usuario cada vez que se suba cada test PCR; a su vez, el software registrará la fecha y hora en el que se entreguen estos datos (suben la información) y generará de manera automática el código asociado a la muestra.
En resumen, la única información que nos deberá entregar la persona que toma la muestra de cada centro de salud será el rut del paciente y el número del test PCR. Para controlar que el rut no sea entregado de manera errónea, el software calculará si el dígito verificador es el correcto ANTES de hacer el proceso para generar el ID del paciente. Para controlar que el número del test PCR fue entregado correctamente, el software revisará en la base de datos que el número del test no haya sido entregado previamente (revisará que no hayan valores repetidos dentro de la base de la clínica).
Luego, al enviar la información, el software enviará solamente el CÓDIGO (en el formato especificado en la pregunta 1 de la parte 2) que fue generado a una base de datos de sus instalaciones de informática, en donde se recopilarán todos los tests pendientes (sin resultado).
En cuanto a la información de positividad o negatividad una vez procesado el test PCR (asumiendo que el resultado no se entrega el mismo día), las clínicas de la región tendrán, a su vez, otra base de datos, en donde se hará un "match" entre el código (en formato especificado en 1) del test PCR con el resultado. Para esto, en las instalaciones de informática de cada clínica se tendrá un computador con un software entregado por nosotros que hará este "match" con la información de los resultados de los test PCR y los enviará a otra base de datos, ésta última contendrá la información que se enviará diariamente a las instalaciones de informática de la clínica Pichoy.
Respecto al control de calidad de la entrega de información, el software se encargará de entregar toda la información necesaria menos el rut del paciente y número del test (información que será entregado por el personal de testeo y verificado posteriormente por el software para evitar errores de tipeo). En caso de algún error, se solicitará el reenvío de la información por parte del software.
También se controlará la calidad de la información que llega a las instalaciones de informática de la clínica Pichoy, en primer lugar se revisará que los códigos se encuentren en el formato correcto, posteriormente se revisará si el resultado SIEMPRE corresponde a POSITIVO o NEGATIVO y si existe un valor diferente, se procederá a la revisión del equipo y las instalaciones y se solicitará el reenvío de la información cuando sea pertinente (es decir, cuando ya esté arreglado).
Semanalmente se evaluarán los computadores para revisar si sus datos e ID coinciden con los que están asignados a cada centro de salud y las bases de datos para ver si todo está en correcto funcionamiento.
- Documenten, utilizando la matriz de descubrimiento, los procesos que ustedes implementarán para lograr el objetivo (misión) encargado.
MATRIZ DE DESCUBRIMIENTO.
Suposiciones:
Se asume que todas las clínicas poseen un área de informática en donde guardan la información cada test PCR tomado en sus dependencias.
Cada clínica tendrá un horario específico (entre las 21 horas y 0 horas del otro día) para mandar la información y que el sistema no colapse por alguna razón.
Proceso 1: Ingreso de test PCR al sistema
Descripción
Se digitaliza la información del test del paciente y se ingresa al sistema por parte del funcionario tomador de muestras.
Entradas Requeridas
Rut del paciente: ingreso manual, formato: 01234567-8.
Número de serie: ingreso manual, formato: solo números
Fecha, hora, id del trabajador, id del centro: ingreso automático.
Condición de inicio
Tomador de muestras realiza test PCR al paciente.
Condición de término
Tomador de muestras guarda la información en la base de datos local, luego de rellenar los datos requeridos.
Áreas involucradas
Personal que toma muestras, pacientes, software de codificación de la información
Volumen y periodicidad
Cada vez que el personal tome un test PCR
Salidas del proceso
Código en el formato especificado en la parte 1 guardado en la base de datos respectiva.
Proceso 2: Envío de exámenes diarios
Se envían los exámenes realizados durante el día a la clínica Pichoy para revisar si está todo bajo control
Entradas Requeridas
Todos los códigos de exámenes tomados durante el día.
Condición de inicio
Finalización del proceso de toma de muestras diario e ingreso de todos los exámenes al sistema.
Condición de término
Recepción de la información en la clínica Pichoy
Áreas involucradas
Encargados de toma de muestras, departamento de informática de cada centro y departamento de informática de la clínica Pichoy
Volumen y periodicidad
Diariamente, desde las 00 horas del otro día hasta las 03 horas.*
Salidas del proceso
Información detallada de todos los exámenes de PCR tomados en la región recepcionados por la clínica Pichoy.
* Rango horario en donde las clínicas de la región envían la información.
Proceso 3: Envío de resultados PCR
Se envía la información automáticamente de los resultados diarios desde la base de datos de cada clínica al área de informática de la clínica Pichoy.
Entradas Requeridas
Todos los códigos de los exámenes con sus respectivos resultados.
Condición de inicio
El reloj marca las 21 hrs
Condición de término
Recepción de la información en la clínica Pichoy
Áreas involucradas
Departamento de informática de cada centro y departamento de informática de la clínica Pichoy
Volumen y periodicidad
Diariamente, desde 21 horas hasta las 00 horas del otro día.*
Salidas del proceso
Información detallada de todos los exámenes de PCR tomados en la región.
* Rango horario en donde las clínicas de la región envían la información.
Proceso 4: Controlar calidad de los datos.
Se recepcionan los códigos enviados, mediante otro software se revisará si están en el formato correcto y si todo está en orden.
Entradas Requeridas
Información recibida desde cada uno de los centros de la región.
Condición de inicio
Recepción de la información desde cada centro.
Condición de término
Se verifica que toda la información recibida es correcta. En caso de encontrar errores, se solicitó el reenvío de información al centro y se verificó que la información enviada es correcta.
Áreas involucradas
Departamento de informática de la clínica Pichoy y de los demás centros de salud.
Volumen y periodicidad
Diariamente (después de la recepción de la información, primero los que llegan a las 00 hrs y luego los que llegan a las 03 hrs)
Salidas del proceso
Información revisada y corregida sobre los exámenes de PCR tomados en la región.
Proceso 5: Preparación y envío de los datos para el MINSAL
Se preparan y procesan los datos para ser enviados al MINSAL en el formato y con la información correspondiente
Entradas Requeridas
Datos de los tests PCR y sus resultados
Condición de inicio
Almacenamiento completo y verificado de información de toma de muestras y resultados de exámenes PCR.
Condición de término
Envío del documento preparado
Áreas involucradas
Departamento de informática de la clínica Pichoy
Volumen y periodicidad
Diariamente (a las 01 horas)
Salidas del proceso
Documento con la información que el MINSAL requiere, en el formato que requiere
Proceso 6: Preparación y envío de los datos para la Universidad Austral
Entradas Requeridas
Datos de los tests PCR y sus resultados
Condición de inicio
Almacenamiento completo y verificado de información de toma de muestras y resultados de exámenes PCR.
Condición de término
Envío del documento preparado
Áreas involucradas
Departamento de informática de la clínica Pichoy
Volumen y periodicidad
Semanalmente
Salidas del proceso
Informes con los formatos y nivel de detalle de los datos requeridos por la Universidad.
Proceso 7: Proceso de trazabilidad
Se trabaja con los resultados de los exámenes, se separan los positivos y se notifica al centro correspondiente para que los contacte e informe de su diagnóstico.
Entradas Requeridas
Resultados de exámenes PCR
Condición de inicio
Recepción de información de los tests
Condición de término
Identificación de todos los resultados positivos y envío de información al centro correspondiente.
Áreas involucradas
Departamento de informática del centro y la clínica Pichoy.
Volumen y periodicidad
Diariamente
Salidas del proceso
Exámenes PCR positivos.